HomeMy WebLinkAboutAgnew 02-03-26 ARBITRAGE D'UN GRIEF de CLASSIFICATION
ENTRE:
LA CITe COLL~GIALE
-I'employeur
-et-
SEFPO, section locale 471
- le syndicat
Grief de Jocelvne A.qnew
Arbitre unique: Kathleen G. O'Neil
Repr~sentaient le syndicat: Lise Leduc, procureure
Jocelyne Agnew - Plaignante
Diane Dicaire - Pr~sidente, SEFPO, s.l.471
Danielle Gravel- d~l~gu~e, SEFPO, s.l.471
Repr~sentaient I'employeur: Andr~ Champagne, procureur
Philippe Lafortune - Directeur des Ressources
humaines
Colette Cot~ - conseillbre en ressources
humaines
Audition ~ Ottawa, Ontario les 13 et 14 f~vrier 2002
Dbcision
Dans le grief devant moi, le syndicat conteste la classification de Mme Jocelyne Agnew,
bibliotechnicienne au service des pr~ts. Le diffbrend principal entre les parties concerne
les fonctions relibes au paiement de chef de groupe et o~ elles se situent par rapport
I'bvaluation du poste. Cette dbcision porte sur la question prbliminaire ~ savoir quelles
t~ches doivent ~tre vraiment placbes sous la rubrique des t~ches de chef de groupe.
Les t~ches en question sont bnumbrbes dans une liste prbparbe par le collbge et
contestbe par le syndicat.
Avant de discuter tour ~ tour de chaque t~che, il faut noter que le point de dbpart de la
discussion doit porter sur la dbfinition de chef de groupe qui se trouve ~ la section IV du
systbme de classification dbtaillb dans le Manuel d'bvaluation des emplois du personnel
de soutien des collbges. Les blbments des fonctions de chef de groupe qu'on y trouve
sont les suivants:
la responsabilitb de deux employbes ou employbes ou plus, dans le
sens de relayer les instructions de la superviseure ou du superviseur
aux membres du groupe, et de leur expliquer les nouvelles t~ches ~
exbcuter.
rbpartir les t~ches quotidiennes, conformbment aux mbthodes et procbdbs
btablis, et organiser les prioritbs au besoin.
organiser le travail et dbterminer I'ordre des procbdbs; montrer aux
employbes et aux employbs comment accomplir une t~che en cas de
difficultbs; assurer le contr01e pour ce qui touche I'exactitude et I'exbcution
des t~ches; tenir la superviseure ou le superviseur au courant des progrbs
rbalisbs.
Expliquer le travail courant, les mbthodes de travail, I'utilisation du matbriel
ou des appareils, les rbgles de sbcuritb, les prbcbdents et les dbcisions
antbrieures.
Recommander des changements aux mbthodes et procbdbs de travail
actuels.
- Prbparer des rapports sur I'assiduitb.
La lecture de la dbfinition de chef de groupe du manuel dbmontre que les parties ont
envisagb que I'employeur pourrait dbsigner une personne en tant que chef de groupe,
quand les circonstances le justifiaient, et pourrait retirer la dbsignation, quand les
circonstances ne la justifiaient plus. Ce fait-I~ laisse entendre que les fonctions de chef
de groupe existent indbpendamment des t~ches fondamentales d'une
bibliotechnicienne. Nbanmoins, quand la m~me personne remplit les responsabilitbs de
deux groupes de t~ches dans la m~me journbe il pourrait ~tre difficile de distinguer les
deux types de t~ches dans I'expbrience vbcue. C'est encore plus le cas quand la titulaire
a exercb les deux types de t~ches dbs son entrbe en fonction. Tout de m~me, pour faire
fonctionner le systbme d'bvaluation comme les parties I'ont crbe, il faut maintenir la
distinction entre les deux types de t~ches quand un poste est bvalub.
En rbsomant ses soumissions, le syndicat a soulignb qu'~ son avis, il serait difficile
d'attribuer les t~ches de chef de groupe ~ un autre employb du service vu I'ampleur des
t~ches et que ces fonctions font partie intbgrante du poste en question. Le syndicat note
que le poste de Mme Agnew est le seul qui a la charge d'un service complet et d'une
bquipe, et que les autres bibliotechniciennes n'ont pas les m~mes t~ches de
coordination. La difficultb ou non d'attribuer les fonctions de chef de groupe ~ un autre
employb n'est pas la question devant moi. En outre, il n'y avait aucune question de
transfert des fonctions dans les observations de I'employeur. Ma t~che consiste
davantage ~ fournir un point de dbpart aux parties pour qu'ils puissent placer les
fonctions en litige ou sous le titre de chef de groupe ou sous la rubrique des t~ches
fondamentales d'une bibliotechnicienne, et ce aux fins de I'bvaluation du poste occupb
par Mme Agnew.
Pour commencer, on doit noter que le thbme principal de la dbfinition de chef de groupe
est que la personne dbsignbe est responsable d'autres employbs dans les limites
prbcisbes dans la dbfinition. Alors, quand la t~che en question vise I'bquipe du service
des pr~ts et dont la titulaire est responsable, c'est clairement une fonction de chef de
groupe. Par contre, si la t~che ne vise pas I'bquipe, mais est plut0t une fonction
gbnbrale qui concerne les usagers du service, par exemple, c'est quelque chose qui doit
~tre considbrbe comme partie des t~ches fondamentales d'une bibiliotechnicienne. Je
me rends compte qu'une partie des t~ches plus gbnbrales sont accomplies aussi avec
I'aide d'autres membres de I'bquipe, mais ce fait-I~ ne minimise pas le r01e plus gbnbral
de la titulaire. J'ai indiqub ci-dessous des t~ches qui chevauchent les deux catbgories.
Passons maintenant ~ la liste des t~ches relibes au paiement de la prime du chef de
groupe en question.
1. Exercer un leadership afin de coordonner les acfivit¢s du service des pr¢ts du Centre
et d'assurer le bon fonctionnement de ce service.
L'employeur soumet que cette t~che est relibe ~ la partie de la dbfinition de chef de
groupe qui suit: << Organiser le travail et dbterminer I'ordre des procbdbs; montrer aux
employbes et aux employbs comment accomplir une t~che en cas de difficultbs; assurer
le contrOle de I'exactitude et de I'exbcution des t~ches; tenir la superviseure ou le
superviseur au courant des progrbs rbalisbs >>. De plus, la partie patronale soutient que
si la titulaire n'btait pas le chef de groupe, elle n'aurait pas ~ assumer ces fonctions.
Mme Agnew prbtend pour sa part qu'il ne s'agit pas seulement de coordonner le travail
d'autres employbs mais de coordonner aussi tous les aspects du service. Elle cite divers
exemples ~ I'appui, notamment, ses responsabilitbs en tant que personne-ressource
auprbs de la clientble et le besoin de s'assurer que les politiques, les services et le
matbriel informatique en place sont adbquats.
Je trouve que cette fonction de leadership relbve sans aucun doute des fonctions de
chef de groupe quand la coordination vise les activitbs d'autres membres de I'bquipe.
Mais en parlant du service plut0t que des employbs, le libellb choisi donne I'impression
qu'il y a quelque chose de plus large qui s'ajoute ~ la coordination des employbs,
dbmontrant un chevauchement important entre les deux catbgories. Consbquence:
quand la coordination concerne des t~ches administratives, par exemple concernant la
collection, le contr01e, les besoins en inventaire de I'bquipement ou des usagers, ce
n'est plus dans les fonctions de chef de groupe. Un exemple d'une t~che de ce type
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serait la premibre sous la rubrique << Rbfbrence et dbveloppement des collections >>du
FDT en date du 14 mars 2001: <~ planifier et coordonner le dbveloppement des
collections de documents multimbdias et audiovisuels selon les critbres de sblection du
Centre de documentation >~, qui serait aussi inclus dans le sens du libellb ~ exercer un
leadership afin de coordonner les activitbs du service des pr6ts ~ de la liste des
fonctions relibs au paiement de la prime de chef de groupe.
2. Communiquer quotidiennement avec les membres de I'~quipe afin d'assurer le bon
fonctionnement du service des pr~ts. Si les coll~gues aupr~s desquels la titulaire exerce
son leadership ne sont pas ad~quatement form~s par erie pour utiliser des syst~mes
informatis~s, cela peut entra?ner des erreurs dans les dossiers des usagers et, par
consequent, un service ~ la clientele appauvri.
Cette fonction est carrbment libe ~ la responsabilitb de chef de groupe qui doit relayer
les instructions de la supervision et assurer le contrOle de I'exactitude et de I'exbcution
des t~ches. Les observations du syndicat sous cette rubrique dbtaillent plusieurs
fonctions de Mme Agnew, en plus de celle de la coordination de I'bquipe. Cependant, le
libellb ci-dessus est trbs spbcifique en visant la communication avec les membres de
I'~quipe. Alors, cette fonction se situe clairement sous la rubrique des fonctions de chef
de groupe.
3. Faire preuve de leadership en planifiant et en organisant les activit~s de I'~quipe pour
le secteur des pr~ts tout en assurant un rendement efficace et le meilleur service ~ la
clientele: s'assurer que les syst¢mes automatisms soient fonctionnels et bien compris
par I'¢quipe, que les procedures et directives soient bien communiqu¢es et bien suivies
et respect¢es, que I'horaire de travail en place soit ad¢quat, que I'inventaire d'appareils
audiovisuels refl¢te les besoins des clients, que I'ensemble de la clientele soit satisfaite,
que les probl¢mes soient r¢gl¢s d'une fa¢on juste et constante et dans les plus brefs
d~lais.
Beaucoup d'~l~ments sont bien similaires ~ la fonction n° 2 ci-dessus, jusqu'au point
il est question de I'inventaire d'appareils et des besoins de la clientele. Alors, la
premiere pattie de cette ~nonc~ de la liste, et ce jusqu'au mot << ad~quat >>, doit ~tre
consid~r~e en rant que fonction de chef de groupe, exception faire de la t~che qui
consiste ~ << s'assurer que les syst~mes automatisms sont fonctionnels >>. Ce dernier
point et le reste du libell~ concernent plut0t le niveau du service lui-m~me au plan de
I'~quipement et des usagers en g~n~ral; ce qui en r~sulte doit ~tre ~valu~ ~ part des
fonctions de chef de groupe. Consequence: cette t~che chevauche les deux
categories.
4. Dresser une liste des priorit¢s des secteurs afin d'assurer la r¢alisation des objectifs
du service des pr¢ts.
La position du syndicat ~ ce sujet est qu'une partie int~grante du poste est de voit ~ ce
que les priorit~s du secteur soient respect~es. Par contre, I'employeur est d'avis qu'il
s'agit exclusivement d'une fonction de chef de groupe. En ce qui me concerne, je vois
plut0t des volets appartenant aux deux categories. Par exemple, quand on dresse une
liste des priorit~s, la mani~re de la mettre en application va certainement viser les
priorit~s ~tablies pour les membres de I'~quipe, tout en engageant d'autres fonctions
faisant clairement partie int~grante des t~ches fondamentales du poste, comme celle
d'<< explorer les possibilit~s de partenariats avec les institutions avoisinantes... >> sous la
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rubrique << Rbfbrence et dbveloppement des collections >> parmi beaucoup d'autres
t~ches du FDT en date du 14 mars 2001. Consbquence: encore une fois, une t~che qui
chevauche les deux catbgories.
5. Organiser des horaires de travail au besoin.
Les parties sont d'accord que cette t~che est ~ proprement parler une t~che de chef de
groupe.
6. Assurer une bonne communication entre le personnel de I'~quipe du jour et de soiree.
Les parties sont d'accord que cette t~che est ~ proprement parler une t~che de chef de
groupe.
7. Participer ~ I'embauche du personnel ~ temps plein du service des pr~ts.
Parce qu'il s'agit ici de I'embauche du personnel du service des pr~ts, il s'agit vraiment
d'une fonction de chef de groupe. Si la titulaire sibge ~ d'autres comitbs de sblection, je
I'bvaluerais autrement.
8. Coordonner les activit¢s des stagiaires avec la collaboration des coll¢gues de travail.
La partie patronale soutient que c'est ~ titre de chef de groupe seulement que la titulaire
est appelbe ~ participer ~ ce dossier. Pour sa part, le syndicat prbcise les blbments de
cette t~che, mais n'explique pas pourquoi il ne s'agirait pas d'une fonction de chef de
groupe. Alors, il semble que les stagiaires feraient partie du groupe et que cette t~che
ferait partie des fonctions de chef de groupe.
9. S'assurer que le service des pr¢ts offre en tout temps une attitude polie et courtoise
envers toute la collectivit¢ coll¢giale.
Le syndicat maintient qu'il s'agit d'une fonction intbgrante du poste et non d'une t~che
de chef de groupe. ,~ mon avis, I'emphase dans cet bnoncb porte sur la responsabilitb
de veiller sur I'attitude d'autres membres de I'bquipe. Consbquence: cette t~che en
serait une de chef de groupe. Mais, il est certain que c'est aussi une attente de la
titulaire elle-m~me que d'agir poliment en tout temps.
10. ~tabfir un ordre de priorit¢ quant aux t~ches ~ accompfir pour le service des pr¢ts et
assurer le suivi en consid¢rant les t~ches urgentes et prioritaires.
Les parties sont d'accord que cette t~che est ~ proprement parler une t~che de chef de
groupe.
11. ~ I'occasion, organiser sous pression un horaire de travail pour le service des pr¢ts.
Je conclus que cette t~che est un exemple de la t~che dont il est question ~ la section 5
ci-haut. Consbquence: cette t~che relbve des fonctions de chef de groupe.
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12. Proposer des procedures nouve//es pour une am~fioration continue du service des
pr~ts et pour satisfaire la demande des usagers.
Cette t~che chevauche les deux catbgories. Tel que prbcisb ~ la page 3 du mbmoire de
I'employeur, il s'agit de t~ches inhbrentes ~ tout poste de bilbliotechnicienne, c'est-~-dire
de faire des recommandations quant ~ I'amblioration des procbdures en place. Tout de
m~me, il y a aussi un aspect de cette fonction que vise I'organisation de I'bquipe en
particulier, et cet aspect fait partie des t~ches de chef de groupe, tel que prbvu ~ la
dbfinition dans le Manuel d'bvaluation discutb ci-haut.
13. Planifier, pr¢voir, organiser, avoir un bon esprit d'analyse et de synth¢se afin de
r¢soudre les probl¢mes du service ~ son niveau de fa¢on autonome et de proposer des
solutions ~ la gestionnaire Iorsque celles-ci rel¢vent de la gestionnaire.
Cette t~che aussi porte sur les deux catbgories. Le mbmoire de I'employeur en fait la
description qui suit ~ la page 3 de son mbmoire:
Lorsque la titulaire parle de rbsolution de problbmes, il faut bien
comprendre qu'elle rbsout les problbmes ~ son niveau dans les limites de
ses responsabiit~s ~ titre de biliotechnicienne ou de chef de groupe, et
que les problbmes plus complexes doivent ~tre rbfbrbs ~ la
gestionnaire... (Les caractbres en italique ont btb ajoutbs.)
Le syndicat fournit un exemple (~ la page 11 de son mbmoire) de rbsolution d'un
problbme avec des btudiants et un professeur que je considbre comme un problbme
touchant les usagers, plutOt que les membres de I'bquipe, et en consbquence quelque
chose fait ~ titre de bibliotechnicienne plutOt qu'~ titre de chef de groupe. Par contre,
quand il s'agit d'un problbme de coordination des activitbs des membres de I'bquipe,
cela doit ~tre placb sous la rubrique de chef de groupe.
14. S'assurer que des procedures sont en place pour le personnel du service des
pr¢ts et que les r¢glements du service des pr¢ts sont bien communiques aux usagers.
Cela aussi a des aspects des deux catbgories. La premibre moitib en particulier cadre
bien avec les fonctions de chef de groupe, mais la pattie qui traite de la communication
des rbglements aux usagers est mieux considbrbe comme libe aux t~ches
fondamentales du poste, par exemple, sous la rubrique Analyse des systbmes: << veiller
au respect des politiques, directives et procbdures btablies >> ou sous la rubrique
Complexitb: << Le/La titulaire doit s'assurer de I'exactitude des politiques du service des
pr~ts et que celles-ci sont bien comuniqubes aux usagers par le biais de la page WEB
du Centre de documentation et par le biais d'affiches. >~, aux troisibme et huitibme pages
du FDT en date du 14 mars 2001.
15. R¢f¢rer au gestionnaire tout probl¢me reli¢ ~ la gestion du personnel et toute
plainte en deuxi¢me instance.
La rbponse ici est la m~me qu'~ la section 13 ci-haut. Quand on parle des problbmes de
gestion du personnel de I'bquipe du service des pr~ts, il s'agit des fonctions de chef de
groupe. Si on parle d'autres types de plaintes, ce n'est pas le cas.
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16. Faire bien conna?tre le foncfionnement du syst¢me des pr¢ts informatis¢s aux
employes du service des pr¢ts et des autres services du Centre.
Encore une fois, il s'agit de chevauchement ici. Comme I'explique la partie patronale ~ la
page 3 de son mbmoire, chaque poste de bibliotechnicienne prbsente un champ
d'expertise relib aux fonctions du poste, et les personnes qui dbtiennent ces postes
doivent bien communiquer les fa¢ons de procbder aux autres collbgues. Alors, la t~che
de faire connaYtre le systbme des pr~ts aux autres services existe indbpendamment de
la dbsignation de chef de groupe. Par contre, la responsabilitb d'en informer les
employbs du service des pr~ts relbve carrbment des fonctions de chef de groupe.
En rbsumb, chacune des t~ches mentionnbes ci-dessus relbve au moins en partie des
fonctions de chef de groupe. Nbanmoins, il yen a plusieurs qui chevauchent les
fonctions de base du poste de bibliotechnicienne.
C'est maintentant aux parties d'essayer de rbgler le grief ~ la lumibre de cette dbcision.
Sinon, il est possible de retourner au processus accblbrb. Nous avons rbservb le 8 avril
2002 ~ ce fin, mais si les parties ont besoin de plus de temps, elles peuvent le
demander.
Datb ~ Toronto ce 26 mars, 2002.
Kathleen G. O'Neil
Arbitre
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